Šiuolaikinės įmonės kasdien susiduria su didžiuliais informacijos srautais. Sutartys, sąskaitos, ataskaitos, vidiniai potvarkiai, susirašinėjimas – visa tai sudaro dokumentų apyvartą, kurią be tinkamų priemonių tampa sunku suvaldyti. Tradiciniai metodai, paremti fiziniais archyvais ar padrikais elektroniniais katalogais, dažnai lemia klaidas, lėtą paiešką ir dideles sąnaudas.
Norint išlaikyti konkurencingumą, būtina pereiti prie modernių sprendimų. Tam pasitarnauja Wisedocs – dokumentų valdymo sistema, skirta organizacijoms, kurios siekia efektyvumo, skaidrumo ir saugumo.
Kodėl įmonėms reikalinga dokumentų valdymo sistema?
Dokumentų valdymo sistema (DVS) centralizuoja visus įmonės dokumentus, suteikia prieigą tik įgaliotiems darbuotojams, leidžia greitai atlikti paiešką ir automatizuoja daugelį veiksmų. Tai reiškia, kad įmonė gali greičiau priimti sprendimus, sumažinti klaidų tikimybę ir supaprastinti kasdienius procesus.
Wisedocs sukurta taip, kad būtų paprasta naudotis tiek didelėms, tiek mažoms organizacijoms – ji yra lanksti, saugi ir lengvai pritaikoma konkrečiai veiklos sričiai.
Wisedocs funkcionalumas
- Dokumentų registracija ir tvarkymas. Visi dokumentai patenka į vieningą duomenų bazę, kurioje jie klasifikuojami pagal kategorijas, projektus ar atsakingus asmenis.
- Versijų valdymas. Kiekvienas dokumento pakeitimas yra fiksuojamas, todėl galima atsekti visą jo redagavimo istoriją.
- Greita paieška. Wisedocs leidžia rasti dokumentą per kelias sekundes, nesvarbu, kiek įrašų turi įmonė.
- Procesų automatizacija. Sutarties tvirtinimo ar sąskaitos apdorojimo kelias gali būti pilnai automatizuotas.
- Integracijos. Sistema suderinama su kitomis platformomis – nuo finansų valdymo iki projektų kontrolės.
- Saugumas. Dokumentai šifruojami, o prieiga suteikiama pagal vaidmenis, taip užtikrinant informacijos konfidencialumą.
Pagrindiniai privalumai verslui
Efektyvumas
Darbuotojai nebegaista laiko ieškodami dokumentų. Viskas pasiekiama realiu laiku iš vienos vietos.
Skaidrumas
Vadovai gali matyti, kas ir kada atliko veiksmus su dokumentais. Tai palengvina kontrolę ir padeda užtikrinti atskaitomybę.
Nuotolinis darbas
Wisedocs pritaikyta darbui iš bet kurios vietos. Tai itin aktualu šiandien, kai hibridinis darbo modelis tapo norma.
Teisinis saugumas
Sistema padeda laikytis teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų saugojimą ir duomenų apsaugą.
Sąnaudų optimizavimas
Mažiau spausdinimo, archyvavimo ir fizinių resursų. Be to, sumažėja rizika prarasti svarbius dokumentus.
Wisedocs pritaikymas įvairiuose sektoriuose
- Valstybinės institucijos. Registrų tvarkymas, prašymų apdorojimas, vidaus dokumentų archyvavimas.
- Teisinės kontoros. Bylose naudojamų dokumentų saugojimas, sutarčių valdymas, klientų komunikacijos registravimas.
- Finansiniai padaliniai. Sąskaitų faktūrų, ataskaitų ir mokestinės dokumentacijos kontrolė.
- Medicinos įstaigos. Pacientų istorijų, gydymo planų ir medicininių įrašų saugumas.
- Statybų sektorius. Techninių brėžinių, sertifikatų, projekto dokumentacijos valdymas.
- Švietimo organizacijos. Studentų, dėstytojų ir personalo dokumentų centralizavimas.
Papildomos vertės aspektai
- Nacionalinė sistema. Sukurta atsižvelgiant į Lietuvos rinkos poreikius.
- Lankstumas. Konfigūruojama pagal organizacijos dydį ir veiklos specifiką.
- Naudojimo paprastumas. Patogi sąsaja nereikalauja sudėtingų mokymų.
- Techninis palaikymas. Klientams užtikrinama nuolatinė pagalba.
- Patikimumas. Atsarginės kopijos ir saugūs serveriai užtikrina, kad dokumentai nepradings.
Dokumentų valdymas kaip modernios įmonės strategija
Wisedocs nėra tik įrankis archyvavimui – tai strateginis sprendimas, leidžiantis įmonei įgyvendinti skaitmeninę transformaciją. Organizacijos, kurios diegia tokią sistemą, tampa efektyvesnės, gali geriau valdyti rizikas, lengviau pritraukia partnerius ir užtikrina sklandžią vidinę komunikaciją.
Dokumentų valdymas iš pagalbinės funkcijos tampa svarbia organizacijos veiklos dalimi, darančia tiesioginę įtaką produktyvumui, reputacijai ir ilgalaikiam augimui.
